Ein Gespenst geht um in Deutschland: Die Digitalisierung der Arbeitswelt, Arbeit 4.0, neues Arbeiten – es kommt unter vielerlei Namen daher. Aber was bedeutet es eigentlich für die (nennen wir sie mal) „traditionsgewachsenen“ Unternehmen? Was bedeutet es für HR? Guter oder böser Geist?

Eins vorweg: Ich sehe mich  überhaupt nicht als Pionierin oder Vordenkerin in Sachen Digitalisierung. Ich liebe Kommunikation, ich liebe Innovation und Beteiligung, aber ich selbst bin kein Innovator oder Early Adopter. Bis ich mal ein Smartphone hatte, hat es ein bisschen gedauert. Auch damals zu Schulzeiten war ich nicht die erste, die ihre Eltern dazu bekommen hat, einen Computer anzuschaffen. In meiner Familie ist das Innovationsgen in Sachen Technik null verankert. Ich habe zu Hause noch immer meinen kleinen Röhrenfernseher im Knast-Format (inkl. integriertem VHS-Rekorder) stehen und bin noch überhaupt nicht lange bei LinkedIn. Diese Tracker-Armbändchen machen mir Angst und ich habe auch kein Netflix-Abo.

Trotzdem male ich von mir selbst gerne das Bild des innovativen Personalers. Trifft vielleicht in dem Punkt zu, dass ich vor nicht allzu langer Zeit verstanden habe, dass Berlin das Hub für Innovationen, gerade im HR-Bereich, ist. Und ich in meinem Mindset teilweise total hinterm Mond zu Hause bin. Neue Lösungen für HR schießen wie Pilze aus dem Boden. Es gibt Hackathons, Digitalisierungskonferenzen, neues Lernen und was auch immer man vielleicht noch gar nicht gesucht hat: in Berlin kann man es entdecken.

Für mich persönlich bedeutet das vor allem: Ich sauge diese neuen Dinge gerne auf und träume davon, loszugehen, voranzumachen, zu connecten und zu sharen.
Das Problem ist aber, dass es in den vorhandenen Strukturen eines  Konzerns oft gar nicht so einfach ist, eine gute Durchdringung zu erreichen.
Ähnlich wie im Mittelstand, scheint das Thema der Digitalisierung und der neuen, schöneren Arbeitswelt noch nicht alle Ebenen erreicht zu haben. Im Kreuzfeuer zwischen Datenschutz, Interessensvertretung, vielen verschiedenen Techniken (digital oder analog) und in teilweise überholten Managementstrukturen ist es nicht easy, „einfach mal zu loszulegen“.
Viele tun das Thema der Digitalisierung gerne ab: „Wir haben doch schon Systeme, wir machen doch schon. Die Maschine wird den Mensch ohnehin niemals ersetzen.“
Gerade im HR-Bereich waren die Anforderungen an ein Personalsystem lange Zeit klar: Admin, Personalverwaltung und hier und da gerne ein paar Zahlen. Dass das in Zeiten von Fachkräftemangel keine ausgereifte Personalstrategie und Personalplanung zulässt, erkennen viele Firmen nun sehr schmerzlich. Wo keine Daten vorhanden sind, da keine Auswertung möglich, ergo keine vorausschauende Planung.

Aber Momentchen mal: Wie – keine Daten vorhanden? “Ich hab doch hier ’ne Liste….“

Das Problem mit der Datenqualität ist ein ernstzunehmendes. In vielen Unternehmen gibt es zig Systeme pro Fachabteilung, die meist aus einer Not heraus geboren wurden. Sind diese Lösungen dann gar nicht großartig über den Fachbereich hinaus bekannt, dümpeln die Daten vor sich hin und werden parallel zu vielleicht bereits anderen vorhandenen Systemen genutzt. Dabei mögen viele der Behelfstools geniale Ideen beinhalten und echte Innovationen sein, aber durch die „Vielsystemerei“ weiß doch am Ende eigentlich niemand mehr so genau, ob das jeweilige System überhaupt valide Zahlen ausspuckt.
Ein Problem, dessen Ausmaß vielen Firmen erst unter dem Digitalisierungsdruck bewusst wird.

„Verdammt, wo laufen unsere Daten eigentlich zusammen?!“

Dem Wunsch nach DEM Megatool, das alle Sorgen löst und alle Dinge miteinander verknüpft, kann man sich kaum entziehen. Man wird ja wohl noch träumen dürfen!
Selbst wenn man sich nur oberflächlich damit beschäftigt wird klar, dass es kaum möglich ist, „alle Daten“ in ein einziges System fließen zu lassen, das dann Anwender-bezogen genau das ausspuckt, was man gerade braucht. Und die Ernüchterung folgt spätestens dann, wenn klar wird, dass die Daten mit keinem System mitgeliefert werden, sondern diese erstmal erhoben werden müssten.
Insbesondere in größeren Unternehmensstrukturen macht es neben den „großen“ Systemen die Masse an „beiläufigen“ Tools. ABER diese großen Systeme und die kleinen Tools sollten an den relevanten Stellen die entsprechenden Schnittstellen besitzen (Stichwort z.B. Personaldaten) und somit Rückläufe in Stammsysteme zulassen.

Es braucht hier eine erfahrene Supervision innerhalb des Unternehmens. Die Position des IT-Managers, IT-Projektmanagers, des CIOs oder wie auch immer man das nennen möchte, muss die verschiedenen Projekte kennen und sie im Zweifelsfall auch zusammen führen. Auch hier ist es je nach Unternehmensgröße extrem tricky. Wenn man Pech hat, wissen die IT-Beauftragten zwar, welche Projekte im eigenen Bereich bestehen, aber es findet kein strukturierter Austausch zu anderen Bereichen statt. Wie es den Daten abverlangt wird, so müssen es auch die Menschen handhaben: sich vernetzen und austauschen. Nur so kann man von der Vielstaaterei in Sachen Tools und Programmen zu einer einigermaßen überblickbaren Systemwelt gelangen.

Wo bleibt der Spaß?

Das ganze Reden von der Digitalisierung trägt nur virtuelle Früchte,  wenn die Software Spaß macht und dazu animiert, sie zu benutzen. JA –  ich meine damit auch bunte Bildchen und ein ansprechendes Design. UX ist in aller Munde und das zurecht. Ist der Spieltrieb erstmal geweckt, wird das Arbeiten mit digitalen Tools auch zum Spaß. Wenn ich Echtzeit sehe, was passiert, wenn ich Daten verändere, wenn ich Auswertungen ziehen, übereinander legen und verknüpfen kann –  dann hat vielleicht auch so eine Zahlen-Null wie ich mal ein bisschen Spaß am Rechnen. Tatsächlich geht es natürlich hier nicht um den Spaß an bunten Bildchen, sondern um tiefere oder auch neue Erkenntnisse zum Geschäft und zum Unternehmen.
Aber wenn man sich mal anschaut, welche Lösungen im eigenen Unternehmen kursieren, dann wird einem der Spaß evtl. recht schnell vergehen. Grau, umständlich, wenig interaktiv = langweilig. Es ist ein interessanter Gehensatz, dass sich trotz rasanter Entwicklung im IT-Bereich hier nur sehr schwerfällig und langsam etwas tut. Wieso das so ist, ist klar: Es kostet eine richtige Menge Geld. Gerade, wenn ein bestehendes oder mehrerer bestehende Systeme überführt werden müssen, ist das oft ein langer und anstrengender Weg, der nur durch intensive Beratung zu meistern ist. Und neben dem neuen System kostet eben auch diese Beratung eine schöne Stange.
Aber am Ende ist es nunmal eine Investition in die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens – und wer will das schon verpassen?!

Interaktives, digitalisiertes und kollaboratives Arbeiten gewinnen an Bedeutung 

Neben dem Aspekt der Datenwelt, gibt es noch einen weiteren Bereich, auf den die Digitalisierung Einfluss hat:  Die Zusammenarbeit untereinander wird sich verändern.
Bereits jetzt gibt es viele Unternehmen, die remote work anbieten, oder sich in neuen virtuellen Projekträumen oder neuen Kulturansätzen austoben (z.B. Bosch, Haufe Umantis oder Atos). Aber ich behaupte: Home Office und Remote work sind – auch in der Startup-Szene – noch nicht nachhaltig implementiert. Zurecht gibt es die Angst davor, sich auseinanderzuleben als Team, als Unternehmen. Die Gefahr, sich selbst im eigenen Aufgabenbereich zu verlieren, ist mit den momentanen Herangehensweisen sehr real. Insbesondere dann, wenn ein Teil der Belegschaft wie eh und je im Büro sitzt und nur einige wenige von zu Hause oder wo auch immer Arbeiten. Hier bedarf es einfach neuer Teamstrukturen, neuer Denkweisen, flacheren Hierarchien, einer neuen Infrastruktur (Collaborative Worspace statt Besprechungszimmer, Flexible Desksharing statt festem Arbeitsplatz, virtuelle Projekträume und Meetings statt Reisaufwand durch Treffen).

Nur ein anwesender Mitarbeiter ist ein guter Mitarbeiter?

Viele haben Angst vor einem Umbruch in der Arbeitswelt – gerade auch im Management. Wieso eigentlich? Ich behaupte: Der Grund ist mangelndes Vertrauen in den Einzelnen. Und das ist ganz klar ein Kulturthema. Hier gibt es Barrieren und Ängste, die nicht in der Technik begründet liegen, sondern im Kopf. Insbesondere in Unternehmen mit einer heterogenen Altersstruktur, muss man die Mitarbeiter und Führungskräfte an die Hand nehmen, die Möglichkeiten zeigen und auch hier Lust und Freiraum geben, die Dinge auszuprobieren. Unbekannte Dinge, die man nicht einordnen kann, machen einfach erstmal Angst. Insbesondere dann, wenn man das Gefühl hat, man kommt gar nicht mehr hinterher, weil die Entwicklungen in kurzen Zyklen und ohne weitreichende Kommunikation stattfinden. Das ist ein klarer Innovationshemmer, der aber recht einfach zu aufzulösen ist.

Und hier kommt HR ins Spiel

HR muss hier Vorreiter werden und selbst von den Möglichkeiten überzeugt sein, die Digitalisierung mit sich bringt. Die Angst, sich selbst abzuschaffen, ist überholt.  Man kann nur gewinnen, wenn man mit Neugierde und Interesse an das Thema Digitalisierung herangeht. Nur durch Informationswillen, Offenheit und Diskussion kann man die Möglichkeiten für das eigene Tun erkennen, statt sich nur auf die Limitation dessen zu konzentrieren.
Man muss sich entsprechendes Knowhow in die HR-Abteilung holen, muss sich ausprobieren und vorangehen dürfen. Nur, wenn ich als HR von den Themen überzeugt bin, kann ich sie auch weiter kommunizieren. Kann im Gespräch mit Führungskräften und Mitarbeitern dafür werben und bei Unsicherheiten begleiten. Dabei muss ich selbst gar nicht der IT-Experte sein –  ich muss einfach Ängste im Umgang nehmen und die neu gewonnene Freiheit positiv besetzen Wenn HR nicht die Mittel in der Kommunikation und im Austausch bereit stellt, wer soll es dann tun?!
Diversity berücksichtigen, an und mit neue(n) Lernmethoden sanft heranführen, Ängste abbauen, Innovator und Nutzer werden: Das muss und sollte HR leisten können, wenn es von dem „Gespenst“ Digitalisierung mal das weiße Laken runterreißen möchte. Und wer weiß: darunter sind vielleicht ein paar hübsche, bunte Bildchen!

Hier auch ein schöner Bericht über Digitalisierung in der Arbeitswelt – inkl. Anregungen für Unternehmenskultur und HR von ALEX Berlin: