Sortierst Du noch oder löschst Du schon?

Achtung Buzzword: MAILFLUT. Die Pest des modernen Arbeitsplatzes. Die Verstopfung des Mailaccounts. Jeder hat zum Thema Mailverkehr eine eigene Meinung. Es gibt Rategeber zum Thema Mailknigge, Seminare zur digitalen Abstinenz und Heilfastenwochen vom Web 2.0.

Ich habe mir nicht selten gewünscht, dass es eine Sortierfunktion für Geschäftsmails gibt (ähnlich wie bei den privaten Mailfächern der gängigen Anbietern). Das Anlegen von automatisierten „wenn, dann“-Ablage-logarhythmen meiner Geschäftsmails ist mir zu kompliziert. Das habe ich irgendwann aufgegeben.

Schaffe,schaffe, Ordner anlegen.

Der moderne Mensch behilft sich mit einer Ordnerstruktur, in der die Mails geschoben werden. Damit der Posteingang immer schön aufgeräumt aussieht. Aus den Augen, aus dem Sinn.
Letztens habe ich irgendwo gelesen, dass die Zeit zur Postfachbereinigung sicher sinnvoller verwendet werden kann – bei der Beerdigung wird wahrscheinlich niemand erwähnen, dass die Inbox des Verstorbenen jeden Freitag Abend leergefegt war. Andächtiges seufzen.
Dennoch scheint es irgendwie ein Thema in den Köpfen der Arbeitswelt 2.0 zu sein, dass nur ein aufgeräumtes Mailfach ein gutes Mailfach ist. Ich wurde auch schonmal von einem Vorgesetzten darauf angesprochen, dass meine „völlig unsortierte“ Inbox mit 50 Mails „bedenklich“ wäre. Dass ich alle gelesen und beantwortet hatte, war in dem Fall egal. Auch, dass ich zu diesem Thema meine eigene Bereinigungsstrategie gefahren bin (löschlöschlösch) tat nichts zur Sache.

Löschen: bist Du denn des Wahnsinns?!

Irgendwann kommt der Punkt, wo plötzlich DIE EINE MAIL von vor einem halben Jahr höchste interne Brisanz hat. Und dann ist ausgerechnet DIE nicht mehr da?!
Wer in modernen Büroräumen sitzt weiß: Stauraum ist knapp. Dennoch kenne ich genug Kollegen, die sich Mails immer noch ausdrucken und ablegen. Ich ertappe mich auch manchmal dabei, dass ich längere Mails einfach auch mal ausdrucke und mir dann Notizen dazu mache. Schade, dass es so sein muss: hier bieten die großen Mailprogramme keinerlei Entlastung – es ist einfach zu kompliziert und wenig Intuitiv. Von der Bedienbarkeit auf Smartphones und Tablets erstmal gar nicht zu sprechen.
Das digitale Horten müssen die Unternehmen teuer bezahlen- Speicherplatz als knappe Ware. Das Thema Cloud nimmt daher immer mehr an Fahrt auf: gut so! Auch wenn sich viele Firmen bisher aufgrund der Datenschutzbestimmungen erstmal etwas schwer getan haben, scheint sich hier was zu tun. Endlich noch mehr Platz für den digitalen Datenfriedhof!

Sonne, Strand und Posteingang.

Ich wette: Jeder kennt es. Der erste Morgen nach dem Urlaub, zurück im Büro. Vielleicht wurde bereits am Abend vorher zu Hause ein Blick in die Mails riskiert. Im besten Fall hat man sich das erspart. Aber im Kopf gärt es bereits: Bittebitte mach, dass das schon durch ist, hoffentlich hat sich dieser und jener NICHT gemeldet. Back to work!
Man öffnet sein Mailprogramm, hält kurz die Luft an, lässt den kalten Mailregen auf sich niederprasseln und versucht dann, die Informationen zu sortieren, zu priorisieren, vielleicht schon hektisch zu beantworten. Das alles, während das Telefon klingelt, die Kollegen wissen wollen wie der Urlaub war und bereits die neuen ganz dringlichen Mails eintrudeln („Sie sind ja wieder aus dem Urlaub zurück…“).

In immer mehr Unternehmen gibt es eine heiße Debatte um die Erreichbarkeit während der Abwesenheit. Manche, wie Daimler, probieren sich in radikalen Schnitten. Klar kann man im Urlaub erreichbar sein. NATÜRLICH alles freiwillig. Wenn aber der Zwang (und sei es ein innerer) zur Erreichbarkeit im Urlaub besteht, sollte man sich eventuell Gedanken darüber machen, ob man sich selbst gut beraten hat bei der Jobwahl. Vielleicht sollte man sich auf fragen, oder ob man mit dem Anspruch an die eigene Unentbehrlichkeit nicht auf dem Holzweg ist. Selbstständige würden ohne diesen klaren Cut nie mehr in Urlaub fahren können . Das schlechte Gewissen reist sicher bei dem ein oder anderen mit. Aber nach dem 3. Glas Wein zum Sonnenuntergang am Strand, ist man dann vielleicht auch mal bereit zu vergessen.

Mein Kollege, der Mailsitter.

Aber zurück zum Thema der Abwesenheitsnotiz: Ist das mit der Info an den Sender, dass die Mail weder gelesen, noch weitergeleitet wird, wirklich der Stein der Weisen? Ich stelle mir den Frust des Absenders vor. Insbesondere dann, wenn eben auch einige Zeit in die Formulierung der Mail gesteckt und sie vielleicht nicht abgelegt wurde (Speicherplatz sparen!Brav!).
Das Postfach während der eigenen Abwesenheit den Kollegen überlassen fühlt sich aber aber auch nicht richtig an. Haben diese doch selbst auch schon genug zu tun, ihr eigenes Mailfach zu jonglieren.
Wir haben uns im Team mal darauf geeinigt „Urlaubsordner“ anzulegen mit verschiedenen Priorisierungen (löschen, sofort lesen, später lesen, Termin). Ich muss nicht sagen, was mit dem „später lesen“-Mails passiert ist (- löschlöschlösch).
Andererseits liegt es ja klar auf der Hand, was wäre, wenn man nur per Telefon erreichbar wäre: Der Anrufer würde es vielleicht 3 Tage lang versuchen und sich dann entnervt auf die Recherche nach einem Ersatzansprechpartner gehen. Vorher alle Leute abzutelefonieren oder anzuschreiben, weil man mal zwei Wochen nicht da ist, ist genauso bescheurt. Das Telefon umstellen wäre je nach Anrufaufkommen sicherlich die beste Idee (falls man jemanden hat, der rangehn kann).

Die cc-Krankheit.

In vielen Unternehmen grassiert eine hochansteckende Krankheit, gegen die kaum ein Gegenmittel erfunden zu sein scheint: Die cc-Krankheit. Einfach alles und jeden in Kopie zu setzen (und am besten noch in bcc) zeugt nur von einem: Unsicherheit. Es scheint keine klaren Kommunikationsregeln zu geben. Vielleicht hat man auch das Gefühl, sich um jeden Preis absichern zu müssen, falls irgendwas schiefgeht – man hat doch alle informiert!
Das Mailverhalten sagt dann leider sehr viel über die Unternehmenskultur aus. Ich habe schon gehört, dass sich in einer Mail über einen CC-Empfänger unterhalten. Was macht so viel Angst vor dem Telefon? Wieso spielt man stille Mailpost anstatt Dinge direkt zu klären. Darüber sollte man sich ganz dringend unterhalten, wenn man die Epedemie eindämmen möchte. Klare Regeln (da wären wir ja doch wieder bei dem Thema Mailknigge) erleichtern hier allen Beteiligten, langsam zu gesunden.

Wie jetzt? Keine Tips?!

Sorry, dass ich enttäuschen muss. Es gibt hier leider kein Allheilmittel. Wahrscheinlich bringt auch jeder Job seine eigenen Mailregeln zum Vorschein. Was bei dem einen klappt. ist für den anderen undenkbar.
Wer ein paar Tips und Hinweise braucht, der sollte einfach mal nach „Mailflut“ googeln.

Generell gilt: Wenn am Tag mehr als 100 Mails im Postfach landen (egal auf welcher Managementebene), dann sollte man definitiv sein Kommunikationsverhalten stark überdenken. Manchmal tut es ja auch der Griff zum Telefon oder der Gang ins Nachbarbüro. Wer noch ein paar Anregungen sucht, der wird z.B. hier fündig.