An Führungskräfte werden immer mehr, immer komplexere Anforderungen gestellt. Wo es früher gereicht hat, „durchsetzungsfähig“, „kompetent“ und „zielorientiert“ zu sein, sind für moderne Führung andere Attribute entscheidend. Nun geht es um „Authentizität“, „Empathie“ und „Kommunikationsfähigkeit“. (Gartner Studie)

Für mich deuten eigentlich alle drei Befunde auf den zentralen Aspekt der Kommunikationsfähigkeit hin. Ohne Kommunikation keine Authentizität und wie will ich ohne Kommunikation empathisch führen?

Gerade im Kontext von Remote Work, in dem ich mich jetzt seit 2,5 Jahren bewege, ist es mit der Kommunikation nochmal viel trickier. Insbesondere da ich in einer Organisation bin, die ursprünglich im Rahmen der vor Ort Kommunikation und des “Sich-mal-schnell-was-über-den-Tisch-Rufens” enstanden ist, bringt die Umstellung auf remote Zusammenarbeit einiges an Schwierigkeiten mit sich. Aus diesem Grund habe ich mir einmal Gedanken dazu gemacht, was eigentlich die vielbeschworene “offene Kommunikation”, die sich irgendwie alle wünschen, aber niemand so richtig greifen kann, im Remote Kontext ist. Was bedeutet sie, warum ist sie wichtig?

Warum Offene Kommunikation im Remote Work-Zeitalter wichtig ist

Im Zeitalter der Remote-Arbeit hat sich die Dynamik der Teamführung drastisch verändert. Offene Kommunikation ist für mich dabei ein Schlüssel zu erfolgreicher Zusammenarbeit und Produktivität in virtuellen Teams. Bei einer offenen Kommunikation gebe ich ein Stück mehr Preis, als nur das Sachthema zu besprechen. Ich gebe Kontextinformationen, aber auch nonverbale Signale.

Ohne die physische Präsenz im Büro sind Missverständnisse und Kommunikationslücken vorprogrammiert, denn die Kontextinformationen fehlen allzu oft. Auf Teamleitenden-Ebene betrifft das sicherlich andere Kontexte als auf Geschäftsleitungsebene. Deshalb die „schlechte“ Nachricht zuerst: “One size fits all” gibt es bei der offenen Kommunikation also nicht.

In meiner Ausbildung zur Prozessbegleiterin haben wir Schulz von Thuns 4-Ohren-Modell rauf und runter gebetet. Im Remote-Kontext funktioniert das Modell aber nur noch bedingt. Das gesprochene Wort wird verschriftlicht. Die Hürde zu einer direkteren Kommunikation per Videocall ist nicht zu unterschätzen – denn der spontane Videoanruf ist meist gar nicht so spontan zu machen. Deswegen gibt es im Remote-Kontext auch gerne ausufernde Chats in digitalen Umgebungen.

Ich rate dringend davon ab, wichtige Dinge und vor allem Führungsangelegenheiten per Chat zu klären. Zumal in Chats vieles auch zeitversetzt passiert. Es ist eine asynchrone Kommunikation. Wörter, Sätze, Handlungsanweisungen sind auf dem Papier sehr geduldig. Sie könne reinterpretiert und in verschiedenen Tonarten gelesen werden.
Ein Vertrauensverhältnis und eine empathische Kommunikation könen aber nur durch die direkte Kommunikation geschaffen werden. Denn dann habe ich auch überhaupt erst die Chance, in eine reaktiven Austausch zu kommen und die Stimmungen der anderen Person auf- und wahrzunehmen. Eines bleibt auch im Remote-Kontext klar bestehen: Führungsaufgaben sind vor allem Kommunikationsaufgaben.

Was bedeutet Offene Kommunikation im Remote-Kontext?

Für mich bedeutet eine offene Kommunikation im Remote-Kontext, dass Informationen klar, transparent und regelmäßig fließen. Das ist leichter gesagt, als getan. Denn wer schon mal dazu verdonnert war, Protokolle zu schreiben, der oder die weiß: Sowas vergisst sich gerne…und Zwischentöne werden dort schonmal gar nicht transportiert. (Hier ist es definitiv sehr spannend, was AI momentan schon für Möglichkeiten bietet, aber auch hier fehlen die Zwischentöne. Automatisierte Protokollierungen ersetzen so oder so keine direkte Kommunikation.)

Was also tun?

Ich denke, es ist wie es ist: Wir müssen mit einer Informationsasymmetrie umgehen. Die besteht nicht nur auf der Seite Führungskraft zu Mitarbeitenden. Sondern auch umgekehrt. Schließlich bekomme ich als remote Führungskraft Dinge und Themen „nicht mal eben zufällig“ mit. Insbesondere dann nicht, wenn ich wenig im direkten Gespräch kommuniziere.

Was braucht es denn jetzt für eine offene Kommunikationskultur?

Für mich geht es vor allem darum, eine Umgebung zu schaffen, in der sich Teammitglieder sicher fühlen können, ihre Gedanken und Bedenken zu äußern. Das bedeutet nicht, dass jeder immer über alles Bescheid wissen muss, aber es bedeutet, dass wichtige Informationen zeitnah und verständlich aufbereitet geteilt werden. Und dass auch ein Rückkanal gegeben wird, die Informationen zu verarbeiten und Details besprechbar zu machen. 

Ich bin mit meinen Teams oft radikal transparent. Das heißt, dass ich auch meine Stimmungen zu Themen preisgebe. Hier die richtige Mischung zu finden ist nicht immer einfach, denn bei aller kollaborativen Arbeitsweise ist es ja so: Das Team orientiert sich an mir. Die Kolleg*innen brauchen natürlich kein ständiges Micromanagement, aber sie erwarten regelmäßiges Feedback. “Nicht geschimpft ist Lob genug” hat endgültig ausgedient. 

Oft bin ich überrascht, wenn Feedback zur Arbeitsleistung explizit von mir eingefordert wird. “In meiner kommunikativen Welt” lobe ich und zeige auch, was ich cool finde und was nicht. Ich bin mir da also ziemlich oft keines Versäumnisses bewusst. Aber das Remote- Setting fordert es anscheinend noch einmal viel stärker, dass ich ganz klar und “exklusiv” Rückmeldung gebe und auch lobe.

Und wahrscheinlich fällt mir das auch so schwer, weil ich das lange Jahre meiner Tätigkeit kaum erfahren habe. Offene Kommunikation, und das ist das schöne als Führungskraft, bedeutet eben auch, dass man Rückmeldungen bekommt, die einen selbst wachsen lassen.

Es ist also – entgegen viele Unkenrufe altgedienter Manager*innen– keine Einbahnstraße der Kommunikation. Man muss sich aber darauf einlassen wollen.

Die Herausforderungen der Führung im Remote-Work-Umfeld

Führungskräfte im Remote-Work-Umfeld stehen vor einzigartigen Herausforderungen. Die physische Distanz kann dazu führen, dass sich Teammitglieder isoliert fühlen und wichtige nonverbale Kommunikationssignale verloren gehen.
Hinzu kommt, dass die Technologie zwar hilfreich, aber auch fehleranfällig sein kann. Insbesondere dann, wenn man sich zunehmend auf KI-Lösungen als alleiniges Mittel der Verbesserung verlässt. Damit will ich nicht per se sagen, dass Lösungen mit Künstlicher Intelligenz nicht hilfreich sein können. Aber ich möchte gar nicht in einer Führungswelt leben, die nach jedem Videocall explizit meine Kommunikationsskills widerspiegelt. Denn ein Algorithmus lässt gerne außer Acht, dass auch für die Führungskraft nicht alle Tage von gleicher Energie geprägt sind. Dass es uns eben auch menschlich macht, wenn wir nicht perfekt sind.

Dennoch wird es sehr spannend sein, zu beobachten, wie wir uns in den nächsten Jahren wahrscheinlich doch der maschinellen Idee von guter Kommunikation unterwerfen werden. Insbesondere dann, wenn große Unternehmen eben doch diese Tools einführen und scheinbarer Progress sichtbar wird, wird es evntuell auch ein wenig absurd werden mit unserer menschlichen Kommunikation. Und solange noch nicht in allen Bereichen die KI übernommen hat, sollten wir uns unsere Fehler und Unzulänglichkeiten auch noch bewahren dürfen – zumindest dann, wenn sie nicht für ein schlechtes Umfeld oder eine toxische Arbeitskultur sorgen.

Gibt es ein Zuviel an Offener Kommunikation im Remote-Kontext?

Zu viel Kommunikation kann überwältigend sein und die Produktivität beeinträchtigen. Führungskräfte müssen ein Gleichgewicht finden zwischen ausreichend Information und Überlastung. Ständige Benachrichtigungen und endlose Meetings können ablenken und ermüden. Es ist wichtig, Kommunikationszeiten festzulegen und Prioritäten zu setzen, um Informationsüberlastung zu vermeiden.

Zudem ist es auch wichtig, das Team nicht komplett mit Emotionen zu überfordern. Und das kann schnell passieren, wenn es stressiger wird. Deshalb ist für mich einer der wichtigsten Punkte im remote Setting die des Abgrenzens. Klingt erstmal unlogisch, schließlich klingt es ja wie das direkte Gegenteil zur offenen Kommunikation.
Ich sage dennoch: Eine Abgrenzung ist dringend notwendig, um überhaupt offen und empathisch kommunizieren zu können!

Wie können Führungskräfte Sich im Remote-Setting Abgrenzen?

Bei all der Offenheit und Kommunikation ist für eine gute Führung im Remote-Setting auch ein Aspekt wichtig: Die Abgrenzung. Um effektiv und ausgeglichen arbeiten zu können, ist es auch als Führungskraft wichtig, klare Grenzen zu setzen.
Man muss nicht ständig erreichbar sein! Lege feste „Offline-Zeiten“ fest und kommuniziere diese klar an dein Team. Nutze „Do Not Disturb“-Modi in Kommunikations-Apps, um konzentriert arbeiten zu können, ohne ständig unterbrochen zu werden. Gib deine Wünsche zur Kommunikation und Arbeitsweise in dein Team hinein und mach das auch andersherum besprechbar. 

Offene Kommunikation kann die Zusammenarbeit in Remote-Teams erheblich verbessern. Denn sie schafft Raum für Ehrlichkeit, Emotionen und neue Ideen und Herangehensweisen. Sie setzt aber auch ein Level an Kraftreserven und Reflektiertheit bei den Führungskräften voraus. Und unter extremem Stress geht das verloren. Deshalb ist das Abschalten vom Job und das bewusste Herausnehmen aus Entscheidungs- und Abstimmungsprozessen, bei denen man nur wenig Mehrwert bietet, auch so wichtig.

Hier noch ein paar konkrete Tipps,  um die Kommunikation in Remote-Teams zu fördern:

Regelmäßige und Strukturierte Check-ins

Regelmäßige Check-ins sind essentiell, um den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Planmäßige Meetings, in denen Fortschritte und Herausforderungen besprochen werden, helfen, die Kommunikation zu strukturieren und Missverständnisse zu vermeiden. Ich sage meine regelmäßigen Team Rücksprachen nur ungern ab. Sie sind fester Bestandteil meiner Arbeit.

Transparente Zielsetzungen und Erwartungen

Klare und transparente Zielsetzungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Teammitglieder auf gemeinsame Ziele auszurichten. Wenn alle wissen, worauf sie hinarbeiten und was von ihnen erwartet wird, wird die Zusammenarbeit reibungsloser und effizienter. Dabei müssen die Ziele nicht immer riesig sein. Auch kleinere Meilensteine sind wichtig und dürfen dann auch positive Erwähnung in der Kommunikation finden.

Nutzung Digitaler Tools zur Kommunikation

Die richtigen digitalen Tools können die Kommunikation erleichtern und sicherstellen, dass alle Teammitglieder gut informiert sind. Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Trello ermöglichen es, Informationen zentral zu teilen und Diskussionen transparent zu führen. Ein Intranet ist (wir wissen es doch alle) natürlich auch gerne mal ein “Datengrab” – aber gerade im Remote-Kontext nimmt die Bedeutung der Informationssuche zu. Auch hier werden wir bald technologische Sprünge sehen, was die Aufbereitung und Darstellung der Informationen angeht. Bis dahin sollte man aber langsam ein wenig aufräumen, denn die KI orientiert sich ja auch an den Infos, die sie findet. Wenn also veraltete Regularien und Prozesse das Intranet verstopfen, tut man sich damit keinen Gefallen.