„Man kann nicht nicht kommunizieren” – das wusste Watzlawick als „Vater der Kommunikationstheorie“, schon in den 1960er Jahren. Wie wichtig der Aspekt der Kommunikation innerhalb der HR-Rolle eigentlich ist, zeigt sich besonders in diesen Zeiten. Es herrscht viel Verunsicherung und diese gilt es zu minimieren – wie soll man sich denn mit Ängsten beladen auf die Arbeit konzentrieren?! Daher heißt es für die eigene HR-Rolle jetzt, Informationen einzufordern (was mitunter auch recht beschwerlich sein kann), aber vor allem auch Information zu geben und damit Nahbarkeit zu erzeugen.

Ich habe dazu einfach umzusetzende Ideen und Anregungen zusammengetragen, mit denen ihr Eure HR-Kommunikation ganz einfach auf das nächste Level heben könnt. Ich bzw. die Community freut sich natürlich sehr über Ergänzungen oder Best Practices!

1. HR-Kommunikation zu Mitarbeiter*innen

Auf Mitarbeiter*innen-Seite wird momentan mit den Hufen gescharrt („Wann geht es endlich wieder zurück zu einem normalen Arbeitsalltag?”), es werden sich die Haare gerauft („Wie soll ich nur Kinder und Arbeit unter einen Hut bringen, ich dreh bald durch!”) oder es wird resigniert („Warum soll ich mich jetzt noch verbiegen – meinen Job bin ich wahrscheinlich eh bald los!”) – und mit Sicherheit gibt es sehr sehr viele Graustufen dazwischen.

Genau in dieser Verunsicherung könnte die Sternstunde der HR-Kommunikation schlagen. Wie das aussehen könnte:

• Einen wöchentlichen Newsletter aufsetzen, bei dem auch Kolleg*innen aus den Fachbereichen gebeten werden, etwas zu teilen: Eine Anekdote, den Fail der Woche, ein Foto aus dem Homeoffice – sprich irgendetwas persönlicherer Natur. So geht auch im Homeoffice der Bezug zueinander nicht ganz verloren. Schließlich finden ja gerade viele Meetings eher innerhalb des eigenen Teams als übergreifend statt (Vorsicht vor dem Wiedererstarken von Silos!)
  
  
• Eine WhatsApp-Gruppe einrichten, in der über alles gechattet werden darf oder wo Fragen gestellt und diskutiert werden können. Damit das in größeren Firmen nicht aus dem Ruder läuft, können Themen-Chats aus der Taufe gehoben werden, die jeweils eine*n Moderator*in bekommen. Wer kein WhatsApp nutzen möchte, kann den Dienst ja auch über andere Messenger wie Telegram oder Threema anbieten – wichtig ist die Freiwilligkeit. Niemand sollte gezwungen sein beizutreten, um wichtige Infos zu erhalten – diese sollten für auf/ in einer anderen Plattform geteilt werden (bspw. Newsletter)
  
  
• Videobotschaften aus dem Management, die zu vorher eingereichten Fragen aufgenommen werden bzw. die wöchentlich zu aktuellen Entwicklungen informieren, geben Sicherheit. Mikim und Gestik sind besonders in diesen Zeiten, wo man sich die meiste Zeit hinter Masken oder hinter ausgeschalteten Kameras verschanzt, nicht zu unterschätzen. Und das Management kann sich diesmal auch nicht rausreden – von wegen Technik und so. Sicherlich nutzen sie eh schon Zoom oder Teams und sind jetzt richtige Videoprofis – und man kann direkt aus den Programmen ganz einfach Aufzeichnungen machen!
  
  
• Natürlich brauchen unterschiedliche Mitarbeiter*innen-Gruppen unterschiedliche Ansprache. So haben die Azubis und Duale Studis gerade sicherlich andere Sorgen als die Vertriebler*innen oder das Management. Auch hier lohnt sich gemeinsame Sache mit Ausbilder*innen, Bereichsleiter*innen usw. zu machen. HR ist nicht dafür da, die Krisenkommunikation zu übernehmen – es sollte sich mehr als verlässlicher Sparringspartner etablieren.
  
  
• Hilfsangebote und Möglichkeiten sich Entlastungen zu schaffen, sollten unbedingt beständig geteilt und eingestreut werden (Mental Health Apps, Online-Sportangebote, gemeinsame Aktionen wie Kochevents oder virtuelle Kaffeeküche)
  
  
• Ein FAQ oder Wiki hilft dabei, dass HR nicht immer die selben Fragen beantworten muss – und dort kann man dann z.B. auch sehr gut Videobotschaften hinterlegen

2. HR- Kommunikation zu Führungskräften/ Management

Eine wichtige Frage, die HR nun in Richtung Führungskraft und Management stellen kann, lautet: „Was brauchst du, damit du noch besser arbeiten kannst? Wobei kann HR dich und dein Team jetzt unterstützen?”

Anregungen für neue Formate können dabei helfen, Meetings einen neuen Charakter zu geben (Warum muss immer der/die Teamleiter*in durchführen? Macht ein rollierendes Verfahren Sinn?) Gibt es doch noch technische Hürden, die es einzelnen Teammitgliedern schwer machen? Hat die Führungskraft momentan aufgrund der familiären Situation überhaupt die Zeit, ihrer Rolle und Verantwortung nachzukommen?

Viele diese Themen und Probleme können durch eine simple Frage wie „Wie geht es dir? Kann ich dich irgendwo unterstützen?” aufgefangen und sichtbar gemacht werden. Im Übrigen ist es natürlich nicht alleine die Aufgabe von HR, diese zu stellen. Aber die Lawine, die dadurch oftmals ins Rollen kommt, kann ja ruhig durch HR ausgelöst werden.

Dem Management/ der Geschäftsleitung muss Bewusst werden, dass gerade in diesen Zeiten auch die Führungskräfte sehr engmaschig mit Informationen versorgt werden müssen, um ihrem Team wiederum mehr Sicherheit geben zu können.

Fanden Management-Meetings bisher nur alle paar Wochen statt, empfiehlt sich dringend, den Turnus nun zu erhöhen. Das kann die Meetings ja auch verkürzen. Und wichtig ist: Wenn es nichts zu sagen gibt, dann muss man das Meeting natürlich auch nicht machen.

Es empfiehlt sich in jedem Fall, eine wiederkehrende Agenda/einen wiederkehrenden Ablauf zu haben und diesen Termin eine hohe Priorität in allen Kalendern einzuräumen. Schwänzen ist nur erlaubt, wenn die Kinder gerade Aufmerksamkeit brauchen oder der Hund dringend raus muss.

3. HR-Kommunikation zu Bewerber*innen

Im Unternehmen herrscht gerade Hiring-Freeze? Dann sollte das jetzt auch auf der Karriere-Webseite vermerkt werden. Dabei muss einem als potenzielle*r Bewerber*in ja kein abschreckendes STOP-Schild entgegen springen.

Wäre jetzt nicht der Zeitpunkt, Initiativbewerbungen zuzulassen mit den Hinweis, dass die Prozesse aufgrund der momentanen Situation länger dauern können? Sich jetzt ein Netzwerk an guten Kandidat*innen aufzubauen, zahlt sich auch später aus! Für Bewerber*innen, die im Prozess stehen, müssen unbedingt Informationen über den aktuellen Stand gegeben werden. Und zwar nicht erst dann, wenn der oder die Kandidat*in schon aktiv nachfragt – „proaktiv agieren” heißt das Gebot der Stunde.

Eine freundliche Mail mit Hinweisen, wie es nun weitergeht oder dass der Prozess nun eben nicht fortgeführt werden kann, reicht ja schon. Und denkt dran: Vielversprechenden Kandidat*innen sollte man unbedingt die Option anbieten, dem eigenen Netzwerk/ Talent-Pool beizutreten. In regelmäßigen Abständen können dann diese Kandidat*innen mit Informationen oder eigens aufgenommenen Videobotschaften bei Laune gehalten werden.

Auch die Möglichkeit, das Talent-Netzwerk jetzt mit eigens kreierten Mini-Wissensworkshops zu bespielen, solltet ihr euch überlegen. So haltet ihr den Kontakt lebendig und ihr bleibt garantiert auch über die Pandemie hinaus in guter Erinnerung!

Habt ihr noch Ergänzungen und Ideen? Gerne her mit Tipps & Best Practices! Die Community wird es euch danken! 🙂 Denkt dran: We’re in this together!