4 Sterne für Frau Müller – Wie man durch digitales Staffing seine Projekte zum Erfolg führt.

Was macht man, wenn man nach dreineinhalb Jahren irgendwie genug von der Personalberatung hat? Entweder, man macht eine Weltreise, oder man sucht sich einen kuscheligen Job bei einem der Klienten – oder: Man nutzt das angesammelte Wissen über die Schwachstellen in den Personalbesetzungen und macht daraus ein Business.

Nachdem also das Beratungsgeschäft Richard Schentke nicht mehr richtig überzeugen konnte, und sein Masterstudium beendet war, wollte er seinen langjährigen Freund Robert Freytag für eine Idee begeistern: Was, wenn es mit Hilfe eines Tools möglich wäre, Projekte schnell und effizient mit den richtigen Mitarbeitern zu besetzen? Was, wenn ich mich nicht durch überalterte Exceltabellen wühlen müsste, um die passenden Projektmitarbeiter zu meinen Kriterien zu finden, sondern einfach ein paar Regler schieben könnte?

Richard und Robert haben sich zum Ziel gesetzt, das Projektstaffing auf das nächste Level zu heben. Mit ihrer Betaversion von iCombine Project Pad sind sie dabei nicht einfach blauäugig auf den Markt gehüpft. Kunden- und Anwenderorientierung hat bei iCombine oberste Priorität. Die Erfahrungen, die Richard auf dem Beratungsmarkt gesammelt hat, gaben hier die Richtung vor. Komplizierte Lösungen gab es schließlich schon genug.

Wer schonmal vor der herausfordernden Aufgabe stand, die richtigen Leute für ein Projekt unter mehr als 100 potenziellen Kandidaten zu finden, der weiß, dass das zum Endlos-Thema werden kann. Excel-Tabellen kommen da schnell an ihre Grenzen und das berühmte Hörsensagen hat seine Tücken.

Und hat man dann erstmal jemanden mit den passenden Skills gefunden, hat derjenige natürlich gerade leider keine Zeit. Und welche Parameter sollte ich sinnvoller Weise überhaupt berücksichtigen, um ein Projekt erfolgreich zu staffen?
Fragen und Probleme, die am Ende über den Projekterfolg entscheiden. Ich hätte bei meinem letzten großen Projekt jedenfalls Freudensprünge gemacht, hätte ich eine digitale Unterstützung nutzen können.

Daher war ich auch recht neugierig, nachdem mir Richard auf einem Meetup in Berlin-Charlottenburg seine Visitenkarte in die Hand drückte.
Ein paar Wochen später hat er mir dann Project Pad präsentiert und ich durfte ihm ein paar Fragen stellen.

 

Richard und Robert – klingt schon mal toll! Wenn man so superlange (18 Jahre um genau zu sein) befreundet ist, wie bekommt man dann so eine Gründung über die Bühne?

Die Idee, gemeinsam unternehmerisch aktiv zu werden, hatten wir beide schon des Öfteren, bevor wir iCombine gegründet haben. Alles fing mit unseren ersten beruflichen Schritten an: Ich war in der Personalberatung als Consultant tätig, während Robert für ein Unternehmen aus dem Silicon Valley programmierte. Damals haben wir uns kontinuierlich über unsere Erfahrungen ausgetauscht und festgestellt, dass die gängigen Schritte bei der Arbeits- oder Personalsuche viel zu manuell und unstrukturiert sind.

Robert und ich haben deshalb überlegt, wie wir unsere Expertisen kombinieren könnten, um es Menschen und Organisationen einfacher zu machen, das passende Pendant zu finden. Es ist die Vision entstanden, Beratungs- und Auswahlprozesse zu automatisieren und mithilfe von Software jedem zugänglich zu machen.

Um die Businessidee zu formen und die Gründung vorzubereiten haben wir ab April 2016 am Acceleratorprogramm „Berlin Startup Academy“ teilgenommen. Das hat uns sehr geholfen, denn gemeinsam mit ca. 80 Mentoren konnten wir die Vision aus verschiedenen Blickwinkeln reflektieren.

Im August saßen wir dann beim Notar und sind seitdem Geschäftsführer unseres eigenen Startups. Robert und ich ergänzen uns sehr gut: gemeinsam sind wir analytisch und kreativ, down-to-earth und optimistisch, fokussiert und explorierend. Wir lernen stetig voneinander. Es läuft sehr harmonisch und ich bin glücklich darüber, dass wir uns auch nach wie vor privat gerne sehen.

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Die beiden Gründer von iCombine: Richard Schentke und Robert Freytag.

Auf eurer Webseite heißt es:

Das Ziel von iCombine geht über die Entwicklung von Software im Bereich Personal und Human-Resources (HRTech) hinaus. Wir streben die Etablierung einer HR-Experten Community an, welche auf den gegenseitigen Austausch von Erfahrungen und Ideen basiert und den Menschen in den Mittelpunkt rückt.“

Was genau versteht ihr darunter?

Es gibt viele Experten, die sich für Digitalisierung und Demokratisierung in diesen Bereichen einsetzen. Gerade hier in Berlin ist die Community sehr lebhaft.

Wir wollen den Austausch über aktuelle Trends und Entwicklungen mit unserem Input weiter voranbringen. Ich bin „offline“ mit vielen HRTech-Gründern, Coaches, Trendforschern und innovativen Unternehmen in regem Kontakt, besuche viele Veranstaltungen und werde mich in Zukunft auch als Speaker einbringen und mit iCombine selbst Events veranstalten.

Letztendlich verfolgen wir alle das Ziel, die Zukunft der Arbeitswelt so zu gestalten, dass sie den Bedürfnissen der Menschen gerecht wird. Die sogenannte New Work Order hat viele Ansätze, und iCombine möchte verschiedene Ideen gemeinsam mit anderen Protagonisten kultivieren. „Online“ geschieht dies derzeit über unseren Blog, LinkedIn, Facebook und Twitter.

Im September 2016 habe ich den Manager eines großen Beratungsunternehmens kennengelernt. Wir haben uns über unser Softwarekonzept unterhalten, das damals noch auf das Matching zwischen Jobsuchenden und Arbeitgebern ausgelegt war.

Im offenen Gespräch sind wir auf ein gravierendes Problem gestoßen: Die Identifizierung von passenden internen Mitarbeitern für diverse Projekte sowie die anschließende Allokation ist viel zu zeitintensiv, unstrukturiert und voreingenommen. Das führt dazu, dass Projektrollen zu spät bzw. nicht optimal besetzt werden. Darunter wiederum leidet die Umsetzung und Profitabilität des Projekts.

Der Manager wünschte sich ein Tool, mit dem er schnell, transparent und kostensparend das sogenannte Staffing durchführen könne. Für uns war das die Initialzündung, ein Produktkonzept namens Project Pad zu entwickeln und damit sofort an andere Unternehmen zu treten.

Was kann euer Project Pad überhaupt?

Project Pad erleichtert und beschleunigt das Staffing in jedem projektorientierten Unternehmen und bietet dazu transparente Entscheidungsgrundlagen.

Wir verringern den Aufwand für unsere Benutzer, indem wir Daten strukturiert erheben, auswerten und darstellen. Als Basis dafür erstellen wir zunächst für jeden Kunden individuell einen logischen Fragebaum, der alle projektrollen- oder mitarbeiterbezogenen Kriterien beinhaltet.

Mit Project Pad kannst du als Projektleiter deine Projektrollen ganz einfach definieren, indem du dich durch diesen dynamischen Fragebogen klickst. Das ist bedeutend angenehmer und strukturierter als Buzzwords zu nutzen, wie es in anderen Tools der Fall wäre.

Genauso einfach erstellen Mitarbeiter ihr Profil, in dem sie ihre Fähigkeiten, Erfahrungen, Qualifikationen und Wünschei mit Hilfe eines vordefinierten Fragebogens hinterlegen.

Wir haben bemerkt, dass es nur sehr wenige Tools gibt, die den Nutzer überhaupt bei der Vorauswahl unterstützen.

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Einblick in den Fragebogen von iCombine, mit dessen Hilfe der Projektleiter zu den passenden Projektmitarbeitern findet.

„Wir haben bemerkt, dass es nur sehr wenige Tools gibt, die den Nutzer überhaupt bei der Vorauswahl unterstützen.“ Richard Schentke, iCombine

Und nach welchen Kriterien erfolgt dann diese Auswahl?
Also anders gefragt: Wie kann ich mir sicher sein, dass Frau Müller wirklich die Richtige in meinem Projekt ist?

Nachdem du als Nutzer dein Profil mit Hilfe der Leitfragen definiert hast, siehst du auf einen Blick eine Auswahl von Mitarbeitern bzw. Projektrollen, die nach Passgenauigkeit sortiert ist.

Unser Algorithmus behandelt alle Kriterien zunächst einmal gleichwertig und errechnet somit die Übereinstimmung zwischen Projektrollen- und Mitarbeiterprofil, die vereinfacht durch eine Anzahl von Sternen angezeigt wird. Mithilfe von Filtern und Gewichtungen einzelner Parameter kannst du nun diese Vorauswahl in der Liste weiter verfeinern und gleichzeitig in der Kalenderansicht sehen, ob die Mitarbeiter oder die Projekte in deinen Zeitplan passen.

Somit kannst du als Projektleiter herausfinden, ob Frau Müller wirklich die Richtige auf deiner Projektrolle ist, oder ob stattdessen z.B. zwei andere Mitarbeiter besser auf das Projekt passen, weil sie sich ergänzen.

Letztendlich ist es aber auch immer die Persönlichkeit, die entscheidet, ob mehrere Mitarbeiter gemeinsam auf ein Projekt passen. Wir empfehlen, diesen Faktor im persönlichen Gespräch oder Telefonat noch einmal abzuklopfen, bevor das Projekt wirklich startet.

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Wer passt eigentlich zu meinem Projektanforderungen?  Mit Hilfe von Schiebereglern kann man sich bequem die bassenden Mitarbeiter aus dem System suchen.

Haben Mitarbeiter in eurem Tool die Möglichkeit, sich selbst auf Projekte zu setzen?

Mitarbeiter sehen generell, welchem Projekt sie zugeordnet wurden bzw. für welches Projekt sie angefragt werden.

Das Unternehmen kann hier entscheiden, welche Freiheiten und Bestätigungsmechanismen es bei der Projektallokation gibt. Einer unserer potentiellen Kunden wünscht zum Beispiel, dass die Mitarbeiter sich eigenständig auf Projektrollen bewerben und dementsprechend die Vorauswahl passender Projekte selbst treffen.
Ein anderes Unternehmen benötigt die Zustimmung des direkten Vorgesetzten, bevor ein Mitarbeiter auf ein Projekt gesetzt werden kann.

„Letztendlich ist es aber auch immer die Persönlichkeit, die entscheidet, ob mehrere Mitarbeiter gemeinsam auf ein Projekt passen.“ Richard Schentke, iCombine

Wer ist momentan euer typischer Beta-User oder anders gefragt: In welcher Branche seht ihr den typischen Anwendungsfall?

Wir sind derzeit mit projektorientierten Unternehmen aus dem Bereich Consulting, IT/Software, Engineering und Marketing/Design im Gespräch, die klassischerweise Kundenaufträge besetzen wollen. Einen weiteren Anwendungsfall sehen wir generell bei schnell wachsenden Startups und Netzwerkorganisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern, wo es häufig um interne Projekte geht, sowie Unternehmen mit virtuellen (Remote) Teams.

Was würdest du sagen sind wichtige Kriterien, die ich bei der Besetzung eines Projekts beachten sollte?

In vielen Unternehmen findet das Staffing oftmals erst nach der Projektannahme statt. Das bedeutet auch, es gibt ein festes Budget nach dem auf einmal geplant werden muss – und das oftmals gar nicht ausreicht.

Weil die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter vorher nicht geprüft wurden, müssen dadurch auf einmal Überstunden bezahlt, Mitarbeiter von anderen Projekten abgezogen oder Freelancer engagiert werden.

Oder es werden eben Mitarbeiter ohne passendes Skillset auf das Projekt gesetzt, wodurch die Resultate mitunter leiden. Das beeinflusst die Profitabilität und Arbeitsmoral auf negative Weise.

Generell ist es problematisch, dass die Planung und Besetzung meist personen- und nicht skill- bzw. kompetenzbezogen stattfindet. Die Entwicklungswünsche und somit Potenziale der Mitarbeiter finden ebenfalls leider kaum Berücksichtigung.

Welche Rolle spielt in deiner Wahrnehmung HR oder Personalentwicklung für ein erfolgreiches Projektstaffing?

Für ein erfolgreiches Staffing müssen zunächst einmal passende Mitarbeiter eingestellt worden sein. Diese sollten dann zielgerichtet weiterentwickelt werden, damit die Passgenauigkeit zwischen Mitarbeitern und Projektrollen auch in Zukunft hoch bleibt und sich den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen kann. Deshalb spielen Recruiting und Entwicklung eine bedeutende Rolle.

Mein Traum wäre ja, ich sage: „Hier ist das Projekt, Computer!“ (Ja, ich möchte so mit dem Computer reden, bitte!*). „Suche mir das Team, das in den nächsten 4 Monaten dieses Projekt umsetzen kann!“
Wann wird es das geben? Ist das ein realistisches Szenario? Hallo, künstliche Intelligenz, wo bist du?!

Wir folgen den aktuellen Trends im Bereich A.I. und Machine Learning und sind an diesen Technologien sehr interessiert. Die Anwendbarkeit dieser Methoden im Bereich HR ist stark abhängig vom Fall.

Es ist so: Um gute Resultate zu erzielen benötigen solche Algorithmen eine sehr umfangreiche Datenbasis. Auf dieser Grundlage ist es z.B. einer künstlichen Intelligenz möglich, Muster zu erkennen, die für uns Menschen so nicht sichtbar wären.

Sind die Daten nicht umfangreich oder unvollständig, erhöht sich die Fehleranfälligkeit und die Anzahl der Falschaussagen.

Innerhalb von Unternehmen sind die für HR und Projektmanagement relevanten Datensätze nicht so strukturiert und gehaltvoll wie sie es sein müssten um sofort mit A.I arbeiten zu können. In Deutschland ist die Verbreitung von Software im Bereich HR bei weitem nicht so ausgeprägt wie in den USA. In den nächsten Jahren werden wir eine Vielzahl neuer Tools und Produkte sehen, welche durch A.I. ermöglicht bzw. verbessert werden.

Doch die Wahrheit ist: A.I. wird sich in HR und Projektmanagement, gerade in Deutschland, erst durchsetzen, wenn eine Vielzahl von auswertbaren Daten über vergangene Projekte und Mitarbeiter vorhanden ist und wir darüber hinaus die individuellen Umstände eines Unternehmens abbilden können.

Wir selbst werden immer wieder Angriffspunkte suchen, mit denen wir die Qualität von Project Pad verbessern können, da wir über unseren Ansatz eine ganzheitliche Datenbasis schaffen werden. Kurzfristig können wir über eine Siri oder Alexa Anbindung nachdenken, so ist zumindest „Computer, hier ist mein Projekt“ ein nicht allzu fernes Szenario 😉

Ihr sucht noch Anwendungsfälle bzw. interessierte Unternehmen, richtig? Wie kann ich mich über euch informieren?

Ja, wir freuen uns sehr über interessierte Unternehmen, die gemeinsam mit uns ihren Staffingprozess optimieren wollen. Auf project-pad.com gibt es weiterführende Informationen und ein Produktvideo. Ich bin als Ansprechpartner stets per Mail erreichbar unter schentke@icombine.de. Wir sind darüber hinaus mit unserem Blog, LinkedIn, Facebook, Xing und Twitter im Austausch, hier soll und darf rege mitdiskutiert werden.

Lieber Richard, vielen lieben Dank für deine Zeit und die Einsichten in iCombine!

PS: 😉

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