Über „Workdate“ bin ich auf Twitter gestolpert. In meinem HR-Netzwerk ist häufiger die Frage nach guten Tools zur Mitarbeitervernetzung aufgetaucht. Ab einer gewissen Anzahl an Mitarbeitern wird es mit „Namen ziehen“ und „Excel-Tabellen nachhalten“ einfach zu umständlich. Als HRler möchte man aber natürlich den informellen (Wissens-)Austausch im Unternehmen voranbringen. Also stellt man sich zurecht die Frage: Gibt’s da nicht schon irgendwas für? – Gibt es!

Ein paar Wochen, nachdem ich den Link zu Workdate geteilt hatte, schrieb mich Christoph Skrobol, einer der Gründer von „Workdate“ an, um sich für meine Empfehlung zu bedanken.

Nachdem sich rausgestellt hatte, dass Christoph eine waschechte und erprobte HR-Seele hat, war meine Neugierde endgültig geweckt. Ich wollte gerne mehr über „Workdate“, die Geschichte dahinter und über Christophs Sicht auf HR erfahren. „Kein Problem“,  wurde mir versichert.

Was dann geschah, war einfach un…ach nein, Clickbait mache ich ein andermal.

Lest lieber mein Interview mit Christoph:

Lieber Christoph, vielen Dank, dass Du Dich bereit erklärst, ein paar Fragen zu Workdate zu beantworten.

Zunächst mal sehr global gefragt: Was kann Euer Tool, was ein Kalender nicht kann?

Um die Frage zu beantworten, möchte ich zunächst kurz erklären, was Workdate eigentlich ist. Das „Tool“ ist nämlich ein Algorithmus, der automatisiert Mitarbeiter entlang bestimmter Präferenzen auswählt und via Kalendereinladung zu gemeinsamen Mittagessen, Kaffeepausen oder Afterworks einlädt.

Das Ganze hat zum Ziel, Kollegen und Kolleginnen innerhalb des eigenen Unternehmens besser und ungezwungener miteinander zu vernetzen. Der Kalender, oder besser gesagt die Kalendereinladung, ist dabei nur das Medium um das gemeinsame „Date“ zu kommunizieren.

Die Aufnahme der individuellen Präferenzen, das Matching der Teilnehmer, die Koordination der Termine, sowie das Verschicken der Einladungen erledigt unser Tool. Und zwar kontinuierlich und automatisiert.

Weshalb sollte ich als Unternehmen darüber nachdenken, Workdate einzuführen?

In meinen Augen gibt es eine ganze Reihe sinnvoller Einsatzmöglichkeiten für Workdate. Da wäre zum einen das Thema Onboarding. Für neue Mitarbeiter ist es wichtig, sich schnell ein Netzwerk im Unternehmen aufzubauen. Zu wissen, welche Abteilung wofür zuständig ist und wie das Unternehmen „tickt“, ist essentieller Bestandteil einer guten Integration.

Ein andere wichtiges Thema ist der generelle Abbau von Silodenken. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und mit der Zeit geht man wahrscheinlich immer mit den gleichen Kollegen zum Mittag. Dabei wäre es doch spannend zu sehen, was denn jemand aus einer ganz anderen Abteilung macht.

In die gleiche Kerbe schlägt das Thema Innovationsmanagement, ebenfalls ein klassisches Anwendungsgebiet von Workdate. Die besten Ideen entstehen oft, wenn unterschiedliche Perspektiven aufeinandertreffen.

Wir haben aber auch Unternehmen, die Workdate im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements einsetzen, indem Sie gemeinsame Nachmittagsspaziergänge als Workdate-Formate anbieten. Eine tolle Idee wie ich finde!

Ab welcher Mitarbeiterzahl brauche ich Euer Tool wirklich?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten, aber zumindest einen Richtwert kann ich Dir geben. Die kleinsten Unternehmen, die Workdate einsetzen, haben knapp 100 Mitarbeiter, die größten mehrere Zehntausend.

Wie viele User gibt es momentan?

Wir haben Workdate im September in Deutschland, der Schweiz und Schweden gelauncht, und zwar mit insgesamt 10 Pilotunternehmen. Jetzt rollen wir das System weiter aus und nehmen laufend neue Firmen mit an Bord.

Was ist das Prinzip von Workdate: Darf ich mir meine Verabredung frei aussuchen? Bekomme ich Vorschläge gemacht – oder wie läuft das ab?

Workdate ist eine „Software as a Service“ Lösung und wird auf unseren Servern gehostet. Weder die Administratoren, noch die Mitarbeiter müssen eine Software oder App installieren. Wir brauchen keine Anbindung zum internen IT-System, oder sonstige Integrationen. Das Prinzip, nach dem die „Dates“ zustande kommen ist recht simpel:
1) Anmeldung
Wir erstellen eine individuelle Anmeldeseite für jedes Unternehmen, über die sich die Mitarbeiter online zur Teilnahme an Workdate registrieren können. Bei der Anmeldung geben sie auch Präferenzen wie z.B. Häufigkeit der Einladungen, Format der Dates, bevorzugter Wochentage etc. an.
2) Auslosung
Der Workdate-Algorithmus ermittelt kontinuierlich passende Mitarbeiter und verschickt automatisch Kalendereinladungen zu Mittagessen, Kaffeepausen oder anderen Formaten (die zuvor von den Admins festgelegt wurden). In den verschickten Kalendereinladungen steht zu diesem Zeitpunkt noch nicht, wer der andere Teilnehmer ist. Es ist also zunächst mal ein Blinddate.
3) Treffen
Erst nach Annahme der Einladung erfahren die Mitarbeiter, wer ihr Workdate-Partner ist. Es können letzte Details wie z.B. Treffpunkt via E-Mail geklärt werden, bevor man sich dann zu einem Workdate trifft.

Was sind Eure Empfehlungen zur Implementierung?

Unsere Erfahrung zeigt, dass man für die Implementierung durchaus einige Wochen einplanen sollte. In vielen Fällen sollte der Betriebsrat, die IT-Security, sowie der Datenschutzbeauftrage mit ins Boot geholt werden. Nachdem die Formalitäten geklärt wurden (was sonmal ein paar Tage dauern kann) und die interne Registrierungsseite für die Mitarbeiter erstellt wurde, geht es an die Vermarktung.

Bewährt haben sich Mailings und Ankündigungen im Intranet. In den Fällen, in denen Workdate zur Unterstützung des Onboardings eingesetzt wurde, wurden die neuen Mitarbeiter direkt am ersten Tag über die Möglichkeit der Teilnahme informiert.

Es hilft auch ungemein, falls die ein oder andere Führungskraft selbst mitmacht und dann zu einem Workdate zugelost werden kann. Stell Dir vor, Du hättest die Möglichkeit ein Feierabendbier mit dem CEO von Daimler zu trinken. Da würdest Du Dich doch sicher anmelden 🙂

Ich kann mir vorstellen, dass vielleicht nicht immer alle Workdates auf persönlicher Ebene funktionieren. Siehe dein Beispiel des CEOs.
Man hat sich vielleicht nichts zu erzählen, findet sich unsympathisch… Habt ihr mit Workdate dahingehend schon Erfahrungswerte? Wie wird das Thema Vernetzung auf diese Art wahrgenommen?

Das ist in der Tat nicht auszuschließen. Bislang haben wir zwar noch nicht von einem solchen Fall gehört, aber passieren kann es durchaus.

Grundsätzlich denke ich aber, dass die Mitarbeiter, die sich zu einem solchen Vernetzungsprogramm anmelden, auch offen und generell positiv eingestellt sind. Es macht viel aus, mit welcher Einstellung man in ein solches Workdate geht.

Sollten sich tatsächlich zwei Leute gar nicht grün sein, muss man ja nicht eine ganze Stunde zusammen sitzen und schweigen, sondern kann sich nach 20 Minuten höflich verabschieden und zurück zum Platz gehen. Wir hören in jedem Fall, dass es in den allermeisten Fällen sehr gut bei den Mitarbeitern ankommt. Die positiven Fällt dürften die wenigen negativen meiner Meinung nach deutlich überwiegen.

Wie bist Du überhaupt auf die Idee gekommen, Workdate zu entwickeln? Was war für Dich der ausschlaggebende Punkt?

Wir betreiben seit 3 Jahren eine Plattform (Careerdate.net), auf der sich Bewerber zu persönlichen Treffen mit Unternehmen verabreden können. Hier geht es auch um den persönlichen, authentischen Kontakt, allerdings mit Fokus auf Recruiting und nicht der internen Vernetzung.

Vor einiger Zeit kamen zwei unserer Careerdate-Kunden mit der Frage auf uns zu, ob man das „Dating-Prinzip“ nicht auch intern einsetzen könne. Die Idee fanden wir charmant und haben daraufhin gemeinsam mit den Kunden das Workdate-Konzept entwickelt.

Als dieses dann auch in unserem erweiterten Netzwerk großen Zuspruch fand, haben wir mit der Entwicklung des Algorithmus begonnen. Das war dann die Geburtsstunde von Workdate.
Wir haben uns direkt bei Unternehmensgründung auf die Fahne geschrieben, dass wir Dinge nur entwickeln, wenn es dafür einen klaren Bedarf am Markt gibt. Das hat in diesem Fall sehr gut geklappt.

Wie groß ist das Team um Workdate?

Wir sind mittlerweile ein Team aus 8 freien und festen Mitarbeitern, die alle von Stockholm aus arbeiten. Momentan evaluieren wir den Markteintritt in zwei weiteren Ländern, sodass unser Team in den nächsten Monaten durchaus wachsen könnte.

Du kennst Dich in der HR-Szene sehr gut aus, weil Du mal einige Jahre als Berater tätig warst. Welche Diskussion in diesem Bereich findest Du momentan besonders spannend?

Das ganze Thema der Digitalisierung von HR finde ich momentan recht spannend. Wie gut und schnell Unternehmen damit zurechtkommen, wird meiner Meinung nach erfolgskritisch sein.

Im Bereich der Vorauswahl von Kandidaten finde ich alle Themen rund um Cultural Fit und Dialog mit Kandidaten interessant (Stichwort: Chat-Bots).

Bei internen HR-Themen scheinen gerade die Bereiche Evaluation, Feedback und eben interne Vernetzung hoch im Kurs zu stehen.

Insgesamt scheint der Markt etwas mehr aufzuwachen. Das Interesse sich mit innovativen HR-Themen zu beschäftigen wächst. Das sieht man nicht zuletzt an der zunehmenden Anzahl von Veranstaltungen zu diesen Themen, die immer besser besucht sind.

Und welche Diskussion kannst Du nicht mehr hören?

In klinke mich relativ schnell aus Diskussionen aus, in denen es salopp gesagt um Gejammer geht. Fachkräftemangel und dass man dagegen nichts tun kann.

Zu geringer Einfluss von HR im Unternehmen und dass man nicht genug Wertschätzung erfährt. Hohe Gewinne von Unternehmen, aber dass man selbst kaum Budget für Projekte hat. Und so weiter. Es gibt immer Lösungen, nur sind diese eben nicht immer bequem und einfach.

Vermisst Du eventuell auch ein Thema? Worüber sollte sich HR unbedingt Gedanken machen aus Deiner Sicht?

Wir diskutieren viel über den Status Quo und wie wir vom vorhandenen „Kuchen“ ein möglichst großes Stück für uns selbst abschneiden können. Fachkräftemangel, zu wenige ITler, Ausbildungsplätze bleiben unbesetzt etc. All das sind Ergebnisse von Entwicklungen, die wir durchaus aktiv beeinflussen können.

Wir sollten also nicht nur über die Verteilung des vorhanden „Kuchens“ sprechen, sondern vor allem auch darüber, wie wir diesen in Zukunft vergrößern können.

Anstatt zu klagen und nur zu reagieren, sollten wir (evtl. auch geschlossen im Verbund) über Initiativen sprechen, die die oben benannten Probleme an der Wurzel bekämpfen. Aktion statt Reaktion! Viele dieser Themen verlaufen an den Schnittstellen zur Politik, hier sollten wir uns als HRler definitiv stärker in die Pflicht nehmen.

Was sind Deine drei Zutaten für erfolgreiches Netzwerken?

Ganz allgemein: Offenheit, Neugierde und Humor!

Wenn man jetzt denkt: Ich muss Workdate unbedingt kennen lernen. Wie und wo kann man das am Besten tun?

Da gibt es viele Möglichkeiten. Entweder man meldet sich direkt bei mir (+4929412989367, christoph@workdate.com), oder man trägt sich auf www.workdate.com/de für eine 3-monatige kostenlose Testphase ein.

Oder man besucht uns auf der Zukunft Personal an unserem Stand K.05 in Halle 3.1, den wir uns mit dem HR-Startup Tandemploy teilen. Neben schwedischer Daim- und Lakritzschokolade, gibt es viele nette Menschen mit denen man sich unterhalten kann – versprochen. Du kommst ja schließlich auch vorbei, liebe Eva! 🙂

Lieber Christoph, Danke Dir für Deine Zeit und bis zur Zukunft Personal!