Wie du dich als HR-Abteilung unverzichtbar machst – 3 Tipps für besseres Arbeiten

Seit 5 Jahren schreibe ich nun auf diesem Blog. In letzter Zeit schreibe ich leider sehr unregelmäßig, aber dafür umso regelmäßiger auf dem Jobufo-Blog. Falls ihr also noch mehr Inhalte von mir sucht, dann schaut doch auch da mal vorbei. Whitepaper und Co. und natürlich auch den Podcast gibt es dort ebenso zu finden – alles meinem Gehirn entsprungen und liebevoll von unserem Team designt.
In mittlerweile fast 3 Jahren auf Seiten eines HR-Tech-Unternehmens habe ich viel Einblick in die Arbeitsrealitäten von HRler*innen in verschiedensten Branchen erhalten. Ich spreche mit

vielen Geschäftsführer*innen und Führungskräften über HR und die Bedeutung der Abteilung für das Unternehmen. In meine Beratungen über HRisnotacrime.com kann ich auch immer wieder tiefer nachbohren und auch mal dahin gehen, wo es weh tut. 😉
Erstaunlicherweise höre ich sehr oft die selben Themen und ich glaube mittlerweile, dass sich gute HR-Arbeit – die also von außen, durch Mitarbeiter*innen, Führungskräfte und Geschäftsführung  als wertvoll betrachtet wird – recht easy auf drei Basics herunter brechen lässt:

Kommunikation ist der Schlüssel zu Vertrauen in und Reputation von HR

Jede*r, wirklich JEDE*R in deinem Unternehmen hat eine Meinung zur HR-Arbeit. Als HR hat man es nicht immer leicht – schließlich betreffen die meisten Entscheidungen, die aus deiner Abteilung kommen, meist alle Mitarbeiter*innen. Und natürlich kann man es nicht allen Recht machen.
Eine der wichtigsten Eigenschaften von HR ist es daher, unabhängig von persönlicher Sympathie zu agieren und sich als Vermittler zu positionieren. Das ist natürlich leichter gesagt, als getan. Weil es natürlich immer so ist, dass man für manche Menschen mehr Sympathien hegt als für andere. Hier kannst du dich gut selbst trainieren, indem du (neben der ganzen Literatur zu BIAS) nur top vorbereitet in Personalgespräche gehst und die anderen Teilnehmer*innen ebenso dazu “zwingst”.

Gerade Führungskräfte verlassen sich gerne auf ihre “Intuition” oder “Erfahrung”. Das ist schlicht gesagt sehr töricht, weil jedes Gespräch völlig anders verläuft, wenn man die eigenen Scheuklappen mal abnimmt und sich auf das Gegenüber einlässt. Und ein “gutes” Gespräch beinhaltet eben auch, dass man auf die andere Person eingeht. Als HRler*in solltest du im Vorfeld auf einen entsprechenden Vorbereitungstermin bestehen und auch “worst case”-Szenarien durchsprechen. Natürlich sollten auch die Mitarbeitenden die Möglichkeit bekommen, sich bestmöglich vorzubereiten. Das ist gerade bei Performance Reviews sehr wichtig.

Natürlich bist du auch in solchen Situationen kein*e neutrale Vermittler*in – ein großer Teil deines Jobs als HRler*in besteht nun einmal darin, die Interessen des Unternehmens zu vertreten. Das bedeutet aber nicht, dass du zu allem “Ja” sagen musst, sondern dass du mit deinem Organisationswissen sehr wohl eigene Meinungen haben darfst und in die Entscheidungsfindung mit einbezogen wirst. Durch “faire” und offene Gesprächsführung  – egal ob es ein positives oder negatives Gespräch ist –  bekommst du automatisch eine interne Reputation als gute*r Gesprächspartner*in. Das steigert das Vertrauen in deine Person und deine Arbeit. Und Vertrauen ist die Grundlage jeder erfolgreichen HR-Arbeit im Unternehmen.

Verbindlichkeit ist der wichtigste Stellhebel für die Personalarbeit

Mein Lieblingsthema im HR ist die Verbindlichkeit. Die Verbindlichkeit hat einen riesigen Einfluss auf die Wahrnehmung deiner Arbeit. Stell dir vor, du hast einen Arzttermin, der seit 6 Wochen in deinem Kalender steht (dann bist du wahrscheinlich auch Kassenpatient*in 😉 und du erscheinst pünktlich in der Praxis. Du stehst erstmal eine gute viertel Stunde vor dem Tresen zur Anmeldung und wirst nicht beachtet, obwohl du bereits mehrmals “Hallo” gesagt hast. Nach 20 Minuten reagiert der Arzthelfer endlich, schiebt deine Krankenkassenkarte in den Scanner als wäre nichts und sagt dir, dass du dich ins Wartezimmer setzen kannst. Nach einer Stunde Wartezeit fragst du vorsichtig nach, wie lange es noch dauert, bis du endlich dran kommst. “Es kommt, wie es kommt” ist die Antwort…nach einer weiteren Stunde im Wartezimmer wirst du endlich ins Behandlungszimmer gerufen.

Stell dir jetzt vor, in dieser Wartezimmer-Situation wäre ein freundlicher Arzthelfer gewesen. Der dich trotzt offensichtlichem Stress und klingelndem Telefon kurz, aber freundlich begrüßt und der dir mitteilt, dass heute leider drei Notfälle reingeschoben werden mussten und die Kollegin krank ist. Er hier also heute den Laden alleine schmeißt. Er nennt dir zwei Optionen: Entweder musst du heute leider entweder länger warten – es kann leider bis zu 2 Std. dauern – oder du kannst jetzt sofort einen neuen Termin von ihm haben.

In welchem Szenario würdest du diese Praxis weiterempfehlen oder eine gute Bewertung hinterlassen?

Gute HR-Arbeit ist sehr anstrengend und es passiert eigentlich jeden Tag etwas Unvorhergesehenes. Und gerade deshalb hat jede*r, der etwas von dir möchte, für eine gewisse Wartezeit Verständnis, sobald du offen kommunizierst. Egal, ob Bewerber*innen, die auf die Rückmeldung zur Bewerbung warten, Mitarbeiter*innen, die ein Zwischenzeugnis wollen oder Geschäftsführer*innen, die einen Prozess neu entwickelt haben möchten: Jede*r freut sich über eine verbindliche Kommunikation. Und wenn es dann doch mal länger dauert, dann sollte man das eben auch kommunizieren.

Wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest, dann setzt du für Regelprozesse gleich verbindliche Servicelevel fest, sodass jede*r, der ein Zwischenzeugnis möchte weiß, wie lange das in der Regel dauert. Und – ganz wichtig – auch Bewerber*innen möchten wissen, wann sie mit einer ersten Antwort auf ihre Unterlagen rechnen können.

Vorausschauend Mehrwert stiften, um an wichtige Entscheidungen beteiligt zu werden

Das schlimmste und doch leider ein weit verbreitetes Gefühl im HR-Bereich ist, dass man eh nur das ausführen darf, was andere schon längst entschieden haben. Oder anders: Dass man in der eigenen Kompetenz übergangen und nicht in die Entscheidungsfindung einbezogen wurde. Ich kenne das Gefühl sehr genau und es ist nicht leicht, seinen Stolz runter zu schlucken, dann das zu tun, was meist zeitkritisch aber nun notwendig ist und dabei nicht die ganze Zeit innerlich zu fluchen.

Wichtig ist, selbst zu hinterfragen, weshalb es immer wieder zu solchen Situationen kommt. Und warum man eigentlich nicht mit am Entscheider*innen-Tisch saß. Ich finde es essentiell, dass man einfach eine “Review” nach solchen verkorksten Prozesses angeht und der Entscheidungsebene erklärt, weshalb getroffene Entscheidungen aus HR-Sicht nicht optimal waren und was man stattdessen vorgeschlagen hätte. Das kann in einer knappen Mail an die Entscheidungsebene passieren, unterlegt mit Zahlen, Daten und Fakten. Verbunden mit der klaren Bitte, dass man gerne in Entscheidungen dieser Art eingebunden werden möchte, um den bestmöglichen Prozess zu ermöglichen. Man müsste als Entscheider*in eigentlich schon bescheuert sein, dich beim nächsten Thema nicht frühestmöglich miteinzubeziehen.

Vielen Entscheider*innen ist es gar nicht klar, welche Implikationen für HR sich aus bestimmten Entscheidungen ergeben. Das ist aber deine Expertise und die darfst und solltest du auch immer spiegeln. Aus diesem Grund gibt es ja deine HR-Abteilung: Weil sich offenbar an irgendeinem Punkt im Unternehmen niemand mehr in Art und Umfang der Themen als qualifiziert genug empfand. 

Also trau dich, deine Meinungen und Standpunkte klar zu machen und professionell zu kommunizieren. Beschäftige dich über das Klein-klein deiner täglichen HR-Aufgaben hinaus gedanklich mit Themen des Unternehmens. Verlange explizit Informationen von deinen Vorgesetzten oder hole dir implizites Wissen über Führungskräfte und Mitarbeiter*innen. Halte deine Augen und Ohren auch über deinen Unternehmens-Tellerrand hinaus offen.
Mache klar, dass du bestimmte Informationen benötigst, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen und überlege dir auch, was genau dir an Informationen fehlt. So kommunizierst du mit Entscheidungsträger*innen auf Augenhöhe und hechelst nicht mehr hinterher. 

Welche Erfahrungen hast du gesammelt? Glaubst du, dass es schon hilft, diese drei Punkte zu beherzigen oder empfindest du andere als noch wichtiger? Lass es mich gerne wissen! 🙂

Foto von cottonbro von Pexels

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