Wie führe ich ein Kündigungsgespräch? 7 Don’ts, mit denen du es garantiert vermasselst.

Die große Kündigungswelle wird uns alle überrollen und der Arbeitsmarkt wird leergefegt sein. So lautet das nicht ganz an den Haaren herbeigezogene Szenario. Klar, das Halten von Mitarbeiter*innen ist und wird auch in Zukunft wichtig bleiben. Aber was, wenn es mit der Zusammenarbeit nicht so klappt wie geplant und man sich als Arbeitgeber von einem*einer Mitarbeitenden trennen möchte?

Gutes Trennungsmanagement – das habe ich bereits in meinem letzten Blogpost anklingen lassen – ist da eine wichtige Sache. Und alle Personalabteilungen haben das eigentlich auf dem Schirm. Dennoch liest man genug Revenge-Bewertungen ehemaliger Mitarbeiter*innen auf Kununu & Co. oder erfährt hinter vorgehaltener Hand, dass der Arbeitgeber eben doch ein rechtes Schwein war – von dem*der eigenen Vorgesetzten mal ganz zu schweigen…

Das Problem beim “beruflichen Schluss machen” liegt sehr oft in der Kommunikation – wie auch an anderen Stellen, wo Konflikte oder “dicke Luft” herrschen, wurde oftmals nicht klar oder zielführend miteinander gesprochen. Daher habe ich euch 10 Don’ts festgehalten, mit denen ihr garantiert jedes Kündigungsgespräch versemmelt. Natürlich in der Hoffnung, dass ihr daraus euren Prozess aus lauter “Do’s” strickt! 

1. Kündigungs-Don’t: Die Formalien nicht im Griff haben.

In Deutschland ist die Kündigung eines Arbeitnehmenden nach der Probezeit und in einem unbefristeten Vertrag nicht eben mal schnell vollzogen. In der Regel braucht es mindestens eine, meist eher zwei vorhergehende Abmahnungen, die sich auf denselben Sachgrund beziehen. Oder der Vorwurf, der im Raum steht ist so gravierend, dass er eine Kündigung rechtfertigt. Eine gute Abmahnung zu schreiben ist, hier Zitiere ich mal meine Schwester Christina Richter: “Eine Kunst für sich, die nicht viele Personaler*innen beherrschen. Sie muss so geschrieben sein, dass jede*r Arbeitsrichter*in der Welt genau nachvollziehen kann, was, wie wann und wo vorgefallen ist”. 

Daher sucht euch unbedingt Rechtsbeistand, wenn ihr euch unsicher seid, ob die Kündigung oder die Abmahnung rechtens ist. Beachtet dabei auch die verschiedenen Kündigungsformen (fristlos vs. fristgerecht) und überlegt euch vorher, wie alles laufen soll (sofortige Freistellung ja/nein, wie viele Urlaubstage sind noch vorhanden, muss eine Abfindung gezahlt werden etc.). Die Sachen erst IM Gespräch zu klären oder über den Anwalt der Gegenseite – das gilt es zu vermeiden.

2. Kündigungs-Don’t: Nicht sofort am Anfang des Gespräches aussprechen, worum es eigentlich geht.

„Wir sitzen heute hier zusammen, weil wir nicht weiter mit Ihnen zusammenarbeiten möchten.“ Dieser eine Satz…er sollte schnell fallen. So oder so ähnlich. Es ist wichtig, das Pflaster direkt am Anfang des Gespräches abzureißen, um es in eine entsprechende Bahn zu lenken.

Ich saß mal eine Stunde lang in einem Gespräch, in dem die Führungskraft jede, aber auch wirklich jede Abfahrt in Richtung des Kündigungsgesprächs NICHT genommen hat. Stattdessen fand eine 45-minütige Lobeshymne inklusive Rückschau auf das bisher Erreichte und Geleistete statt. 

Nach den ersten 15 Minuten dachte ich, ich hätte es vielleicht verpasst und die Führungskraft hätte sich doch noch einmal umentschieden. Im Ungewissen, ob die Kündigung nun vom Tisch war oder gerade auf verquere Weise stattfand, warf ich verzweifelte Blicke zum Manager. Der Mitarbeiter strahlte und freute sich ob der vorgelesenen Dinge aus dem Bewertungsbogen. Ich wurde immer nervöser: Auf der Haben-Seite war ganz schön viel – waren das jetzt schon 5,10 oder 15 Minuten der Lobeshymne…?! Ich saß irgendwann wie versteinert am Tisch und meine Ohren summten.

Als dann nach einer dreiviertel Stunde die entscheidenden Worte fielen, kamen sie bei dem zu Kündigenden gar nicht mehr an. Kein Wunder: Waren diese doch komplett konträr zum vorherigen Verlauf des Gesprächs. Man konnte förmlich sehen, wie der Ruck durch den Körper des Mitarbeiters fuhr, als er verstand, was gerade passiert war: Der Vertrag wurde nicht verlängert. Das war das Ende der Arbeitsbeziehung. Er war zurecht komplett sauer auf den Verlauf des Gesprächs. Ich versuchte die Wogen zu glätten…natürlich mit mäßigem Erfolg. Heute würde ich so ein Gespräch direkt abbrechen und mit der Führungskraft noch einmal um eine kurze Unterredung unter vier Augen bitten.

Lernt aus meinem Fehler – ein Kündigungsgespräch, das einen Mitarbeitenden so kalt erwischt heißt auch, dass vorher noch nie konkret darüber gesprochen wurde, dass man mit der Arbeitsleistung nicht zufrieden ist. Nutzt Probezeit- und regelmäßige Feedbackgespräche unbedingt als Instrument eurer HR-Arbeit!


3. Kündigungs-Don’t: Mitarbeitenden die Möglichkeit nehmen, sich so zu verabschieden, wie sie es für richtig halten.

Gerade bei Kündigungen mit sofortiger Freistellung ist es sehr schwierig, den betroffenen Mitarbeiter*innen zu ermöglichen, nicht komplett ihr Gesicht vor den Kolleg*innen zu verlieren. Alleine in der Durchführung des Gespräches kann man sich schon komplett ins Aus schießen bei dem*der zu Kündigenden. Das Gespräch beispielsweise im am besten einsehbaren Besprechungsraum zu machen (auch davon habe ich bereits gehört), ist absolut zu vermeiden. Die böse Kunde wird sich schneller durch den Flurfunk robben, als die betroffene Person aus der Besprechung kommt. 

Komplett ohne Gespräch sollte eine Kündigung nur im Ausnahmefall laufen. Menschen einfach mit der Info und einem Kündigungsschreiben vor die Tür zu setzen, das sollte man absolut vermeiden. Es gibt natürlich immer Ausnahmefälle, wo ein persönliches Gespräch nicht möglich ist, weil z. B. Gesprächsgesuche abgelehnt werden oder eine Krankschreibung nach der nächsten eintrifft.
Verläuft die Kündigung aber in einem „normalen Rahmen“, also mit einem persönlichen Gespräch (das in Remote-Arbeit auch über Video laufen kann), kann man den Menschen nicht noch dazu zwingen, sich auf eine bestimmte Art und Weise zu verabschieden, oder durch den Hinterausgang sang- und klanglos zu verschwinden.

Auch eine doofe Idee ist es, entlassene Mitarbeiter*innen aus jeglichen Chats und Mailfächern auszusperren, ohne dass die Belegschaft vorher über den Weggang informiert wurde (es sei denn, ihr arbeitet in einem Finanzunternehmen, dann ist das halt standard, dass sofort wirklich ALLES gesperrt wird). Viele der Programme zeigen es nämlich an, wenn Accounts entfernt oder gesperrt wurden und auch hier schlägt dann in Nullkommanix wieder der Flurfunk zu. 

Auch bei der Kündigung heißt es, gemeinsam mit der*dem Mitarbeiter*in die bestmögliche und am besten entlastende Möglichkeit zu eruieren, BEVOR der „sichere“ Besprechungsraum oder der Videocall verlassen wird.

4. Kündigungs-Don’t: Keine Gründe für die Kündigung im Gespräch nennen.

„Sie wissen schon, warum Sie diese Kündigung bekommen…” wer so in das Gespräch geht, wird beim Gegenüber vielleicht zunächst ein verunsichertes “…Nein?” hören. Legt sich die erste Verunsicherung wird das Gespräch schnell in eine trotzige Abwehrhaltung münden. Und das zurecht. Gemeinsam arbeiten fühlt sich vielleicht manchmal wie Schule an, aber hoffentlich weniger wie Kindergarten. Mit dieser “Wissens-Abfrage” gleich zu Anfang des Gespräches, zementiert man direkt auch das Wissensgefälle. Du als HRler*in oder Vorgesetzte*r weißt natürlich, was es mit dem Gespräch mit dem ominösen Titel “kurzes Meeting” auf sich hat – dein Gegenüber aber nicht. Und wenn er oder sie etwas ahnt, dann erzeugt das ganz sicher auch kein schönes Gefühl.

Also ähnlich wie wie bei dem ersten Punkt, gilt auch hier: Reiß das Pflaster ab. Zunächst machst du klar, dass es nun um ein Kündigungsgespräch gehen wird und dann frag erstmal nach, ob dein Gegenüber das verstanden hat. Und dann erläutere bitte auch die Punkte, wie es zu der Entscheidung kam. Achte auch darauf, wie die Reaktion deines Gegenüber ist. Das sieht man übrigens im Zweifel auch im Videobild (bitte zu solchen Gesprächen darauf bestehen, dass die Kamera eingeschaltet wird). Vergewissere dich durch nachfragen, dass das Gesagte überhaupt angenommen werden kann. Ansonsten biete eine kurze Pause an, um den ersten Schock zu verarbeiten.

Aber auch hier gilt: Mach es kurz und so schmerzlos wie nötig. Olle Kamellen oder fadenscheinige Gründe sind hier Fehl am Platz. Diese sind aber leider alles, was du hast, wenn du das nun folgende 3. Don’t nicht beachtet hast…

5. Kündigungs-Don’t: Sich nicht auf das Gespräch vorzubereiten.

Eine Kündigung aus dem Stehgreif zu formulieren und “aus dem Moment heraus“ ein Kündigungsgespräch zu führen – das ist nicht nur naiv, das geht IMMER schief. Du solltest dir vorher dringend einen Leitfaden aufschreiben und das Gespräch im Bestfall vorher einmal üben oder durchspielen. Schreibe dir die wichtigsten Punkte auf! Ich kann es nicht oft genug betonen. 

Wenn du Führungskraft bist, bespreche diese Punkte unbedingt vorher noch einmal mit HR und wenn es für einen von euch oder für beide die erste Kündigung ist, spielt es ruhig einmal gemeinsam durch. Die Rollenverteilung bei einem solchen Gespräch sollte klar geregelt sein. Die Führungskraft spricht die Kündigung aus und HR ist als Zeuge sowie Unterstützer im Prozessablauf dabei. Als Führungskraft darfst du die Verantwortung auf keinen Fall auf HR abschieben – es ist leider nicht nur dein Job, Gehaltserhöhungen auszusprechen.
Als HR darfst du dich wehren, wenn solche ein Gespräch auf dich alleinig abgeschoben werden soll. Aber übernimm im Zweifel dann eben doch lieber selbst, bevor jemand unerfahrenes oder cholerisches das Gespräch übernimmt.

A propos unerfahren und cholerisch:

6. Kündigungs-Don’t: Sich selbst nicht im Griff haben.

Ein Kündigungsgespräch ist kein Raum für Vorwürfe von Seiten des Arbeitgebers. Es geht darum, sachlich einen Bezug zur Entscheidung und zur aktuellen Lage herzustellen. Aufbrausendes Verhalten muss von Seiten des Arbeitgebers unbedingt vermieden werden. 

Vorwürfe von Arbeitnehmer*innen-Seite müssen ausgehalten werden und sollten nicht in einer Spirale aus Gegenrede und Wortgefechten enden. Es gilt zu verstehen, dass man gerade als Arbeitgeber am längeren Hebel sitzt und es keine Situation auf Augenhöhe ist. Daher sollte man sie so ruhig wie möglich gestalten und Ärger aushalten können. Gerade bei schwierigen Persönlichkeiten ist es wichtig, das Gespräch aus HR-Sicht taktisch zu planen. Und “schwierig” können bei einem Kündigungsprozess ja Vorgesetzte und/oder zu kündigende Mitarbeiter*innen sein… Ja, ich weiß…es ist sehr anstrengend. Es hat ja hoffentlich niemand je zu dir  gesagt, dass der HR-Job leicht ist.

Für die meisten Arbeitnehmenden bedeutet eine Kündigung im ersten Moment auch eine unmittelbare Bedrohung ihrer eigenen Existenzgrundlage. Wer sich dessen als Arbeitgeber nicht bewusst ist und darauf hofft, dass ihm Verständnis entgegen gebracht wird, der lebt in einer Traumwelt. Dennoch erlebe ich es immer wieder, dass sich Arbeitgeber – obwohl sie um die schwierige Persönlichkeit oder ein gewisses Aggressionspotenzial wissen – nicht vorbereiten. Den „worst case“ sollte man bereits vorher durchsprechen und in der entsprechenden Situation auch schon Handlungsabläufe parat haben.

Aber wisst ihr, was fast noch schlimmer ist, als ein eskalierendes Kündigungsgespräch?…


7. Kündigungs-Don’t: Eine Kündigung nicht zu vollziehen, obwohl das Verhalten untragbar ist.

In einem Bewerbungsgespräch hat mir mal eine Führungskraft erzählt, dass es in ihrem Team zu einer Handgreiflichkeit mit Körperverletzung kam. Ein Mitarbeiter habe dem anderen den Finger gebrochen. Die Konsequenz war nicht etwa eine Kündigung, nein. Der Delinquent wurde in eine andere Abteilung versetzt.

So sieht definitiv keine gesunde Arbeitskultur aus. 

Die Mitarbeitenden, die die Arbeitskultur bisher noch irgendwie ertragen oder halbwegs “hoch gehalten” haben, werdet ihr durch solche Inkonsequenz ganz sicher verlieren. Konsequentes und stringentes Verhalten als Arbeitgeber ist auch dann einfacher, wenn es bereits einen “Code of Conduct” oder niedergeschriebene Statuten zur Zusammenarbeit gibt, auf die man sich auch in solchen Zusammenhängen beziehen kann. Gewalt, Diskriminierung, Rassismus oder Demütigung von anderen am Arbeitsplatz muss Tabu sein und dem darf kein Raum gegeben werden. Auch wenn Konsequenzen manchmal Geld kosten und man als Arbeitgeber vielleicht doch widerwillig ein paar Euro Abfindung zahlen muss: Der Schaden, der durch Inkonsequenz entsteht, wird euch verfolgen.

Im Anbetracht der großen “Unternehmensflucht” der Mitarbeitenden, ist es unabdingbar, einen wertschätzenden und stringenten Offboarding-Prozess aufzubauen, der auch eine Rückkehr ins Unternehmen ermöglicht – nicht alle Kündigungen enden mit Streit oder Missmut. Ich kenne bereits viele Beispiele, wo ehemalige Mitarbeitende nach ein paar Jahren “fremdgehen” doch wieder zurückgekehrt sind. Und auch daran sollte und darf nichts anrüchiges sein. Schließlich entwickeln sich (hoffentlich) auch Unternehmen und Unternehmenskulturen weiter…oder?

Was sagt ihr? Habe ich Punkte vergessen? Welche Stories habt ihr bereits erlebt? Schreibt es mir gerne in die Kommentare! 

Foto-Credit Nicola Barts 

3 Gedanken zu “Wie führe ich ein Kündigungsgespräch? 7 Don’ts, mit denen du es garantiert vermasselst.

  1. Siiri schreibt:

    Liebe Eva, … da fallen mir noch die Arbeitgeberkündigungen ein, bei denen es die direkte Führungskraft vorzieht, nicht am am Kündigungsgespräch teilzunehmen, idealerweise noch unter dem Vorwand: “ das sei Job von HR und man wolle sich da nicht einmischen“.
    Wirft ein ganz schlechtes Bild auf die Führungs- und Unternehmenskultur und setzt nicht zuletzt den HR-ler in die Zwickmühle, einen weiteren, meist unbeteiligten, HR-Kollegen dazuzunehmen…
    Definitiv ein No-Go .

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    • hrisnotacrime schreibt:

      Oohjaaa… DA hab ich auch leider einige Beispiele aus dem eigenen Fundus, Siiri. Geht einfach gar nicht und sagt wirklich viel über die Kultur aus…Verantwortungsdiffusion at it‘s best! Sich da zu behaupten und drauf zu bestehen als HR…ganz schwierig. Aber es lohnt sich!

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